Organizar y priorizar: cinco pasos y cuatro cuadrantes

Saber que el tiempo vale no cambia nada si el día lo deciden el teléfono y la bandeja de entrada. Quien lleva las tareas en la cabeza y atiende las cosas según llegan trabaja mucho y avanza poco, porque lo urgente de los demás siempre grita más que lo importante propio.

Al terminar esta lección tendrás un sistema para sacar las tareas de la cabeza y dejarlas en un sitio del que te fías, sabrás colocar cada una en su cuadrante según sea urgente e importante, y sabrás convertir todo eso en la lista de hoy, con tres niveles de prioridad y un orden.

@CG - La agenda y el método de cinco pasos

@CG - Urgente e importante: la matriz de prioridades

Ahora practica con la matriz. Asigna a su cuadrante cada tarea de la lista de ejemplo y añade dos o tres tuyas de esta semana. Al terminar verás un comentario por tarea y qué hacer con cada cuadrante: hacer, planificar, delegar o eliminar. Observa en cuáles dudas, que casi siempre son las que urgen sin ser importantes, y cuántas de las tuyas caen en «planificar»: ahí se decide tu semana.

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@CG - Prioridades del día: qué hago hoy y en qué orden

Para llevarte

• Las tareas se guardan en un sitio fiable, no en la memoria: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.
• Urgente e importante son dos preguntas distintas; manda la importancia.
• El cuadrante de lo importante que no urge es el que se planifica; si no, vuelve como urgencia.
• La lista del día separa «he de», «debería» y «podría», y lleva un número por tarea.